Submission of the Record on Round Table Meeting held on February 26, 2019 regarding plans for Tobin/Vassal Lane Upper School design and construction process

DISCUSSION SUMMARY

Vice Mayor Devereux convened the meeting at 5:41 PM.   She stated that this is a Roundtable Meeting between the City Council and the School Committee to discuss plans for the Tobin/Vassal Lane Upper School design and construction process.   She announced that the meeting is being televised. Introductions were made, and the meeting was turned over to the City Manager.

Mr. DePasquale stated that the working relationship with the School Department, the City Council and the administration is exceptional.  He went over the accomplishments since FY 12.  He stated that in 2011, Mayor Maher talked to City Manager Healy about taking on three major school renovations as an important initiative for the City.  The City is currently discussing the third school and when completed 2

this will be over $500 million. He stated that the MLK/Putnam School, a cost of $95 million is bonded and paid for and the King Open and Cambridge Street cost is $160 million and is on time and on budget. This school will open in September. He further stated that $240 million has been bonded to support these schools. He spoke about the cost of the schools and the City’s commitment to keeping the tax bills at a reasonable rate during this process by using debt stabilization.

He said property tax levy increase over the last five years has been 4.5% annually. Tax bills have been controlled and consistent. He said that the City is now addressing the $250 million Tobin School project. He said that one of the concerns is how it will affect everything else going on in the city and on the school side.

He acknowledged that the City has addressed over $10 million in repairs and renovations at the Fletcher Maynard, Graham and Parks and Morse, over $3 million in boiler repairs, and $5 million in playgrounds connected to schools and Russell Field. He stated that the current bond schedule through 2023, there has been $165 million put aside for the Tobin School in the schedule. The remaining $85 million will be bonded in 2025/2025.

He said that the School Department is looking at study to look at remaining six schools with the discussion focused on does the City continue the process of doing one school at a time or finding substantial amounts of money to do multiple schools at a balanced number. He stated that the City is positioned to afford this. He said that there is $55 million in the debt stabilization fund anticipating this was coming. He is excited to start the Tobin School process.

He thanked the City Council, the School Committee and the School Administration for their support and open dialogue. He stated that Deputy City Manager Peterson is the project manager for the City Manager’s Office and she will discuss the Tobin School.

Deputy City Manager Peterson stated that the purpose of tonight’s meeting is to provide update on Tobin/Vassal Lane Upper School and for CDM Smith to give a presentation and to talk about the geotechnical and subsurface conditions of the entire site including the field. She said that over the last year the subsurface conditions have been reviewed and data has been collected and characterizing the conditions section by section to figure out the best way to build a building.

She noted that this is a clay pit and a municipal dump that has been capped. She said that we need to ensure that work is being done in the safest way possible. She introduced the construction team. She announced that Perkins Eastman has been selected as the architect for the site. They did MLK and Putman Avenue Upper School. She noted that Perkins Eastman will be working with CDM Smith as the project moves to the next stage on the feasibility study.

She said that in terms of the study, the goal is to have a campus for each of the lower and upper schools that will have a pre‐school and community school programs, looking at open space to ensure that it is a positive open space. They are looking at what will be the best location for the school. Looking at a variety of options for the school. She said part of the plan is to build an underground stormwater storage tank which will be over a million‐gallon tank.

This has always been part of the West Cambridge Huron Avenue program that will be integrated. She said that they are targeting Net Zero emissions building for this project. She said that in terms of timeline, the City does plan on the students and faculty moving out of the building in June of 2020 and they are anticipating the opening of a school for September 2024. These dates may change but they are feeling that 2024 is a good date for the facility to be open. She introduced Mike Schultz from CDM Smith. 3

Mr. Schultz introduced the CDM Smith team and his colleague. A Presentation on the work done thus far was presented (ATTACHMENT A). He gave a brief overview of the conditions of the site, both current and future conditions. He spoke about the site challenges for the new school construction. He noted that the site is safe for its current use as a school; there are not concerns about the current site. He stated that the geotechnical and environment investigations were key for the site.

He explained that the next steps are to develop the options for the site and program. He stated that CDM will work with the architect to identify the key issues and the site work. He spoke about the challenges of the site. He stated that what is under the ground presents challenges for the foundation design and construction of the new school. He stated that the existing building is on piles that were installed through the dump materials on the site.

He stated that when the ground is disturbed the soil, ground water and environment will require special handling. He stated that with the team expertise these challenges can be met and everything possible will be done to protect all. He highlighted the history and the geotechnical aspects of the site. He added that when the dump was filled in the Tobin Field and the Father Callahan Playground was built on the site in 1938. The school was constructed in 1971.

He stated that inside the yellow line, which was the border of the clay pit, was where soil borings through the waste material into the clay and into the bedrock. Test pits were done to classify and characterize the materials. Monitoring wells were installed to monitor the groundwater level and quality.

He stated that laboratory testing was done of the physical and engineering properties of all the materials so that when the time comes the information needed will be available for the architects to understand the conditions of the site to complete the feasible study. He added that the yellow line can be viewed as the area within which the waste exists and outside the line in the residential areas east is the line where the edge of the clay is and there is no waste beyond the yellow line.